С чего начать запуск клиники

Первый маршрут настройки Multimedica: владелец, администратор, площадка, кабинеты, сотрудники, расписание, пациент, запись и визит.

После этой статьи вы сможете пройти первый рабочий сценарий запуска: подготовить клинику, открыть расписание, создать тестового пациента, записать его на прием и перевести запись в визит.

Этот маршрут подходит для первой настройки новой клиники. Он не заменяет все подробные инструкции, но помогает понять правильную последовательность: сначала доступы и площадка, затем кабинеты, сотрудники, расписание, пациент и запись.

Перед первым входом

Первая учетная запись владельца нужна для первичной настройки клиники. Если вам передали ссылку или данные для первого входа, используйте их только для себя и не пересылайте другим сотрудникам.

После входа проверьте, что вам доступен раздел Справочники. Именно через него настраиваются площадки, роли, сотрудники, кабинеты, услуги и часть данных, от которых зависит расписание.

1. Добавьте сотрудника с ролью admin

Создайте отдельную учетную запись для сотрудника, который будет помогать с настройкой. Не используйте учетную запись владельца для совместной работы.

Откройте Справочники → Сотрудники.
Нажмите Создать.
Заполните личные данные, логин и временный пароль.
Выберите роль admin латиницей. Не выбирайте Администратор: такая роль может относиться к стойке регистрации или записи на прием.
Выберите клинику, главную клинику, отдел и должность.
Сохраните сотрудника и передайте ему доступ безопасным способом.

Если отдельная учетная запись создается для команды внедрения Multimedica, передавайте логин и временный пароль только согласованным защищенным способом. После завершения запуска смените пароль или заблокируйте временный доступ.

Подробная инструкция: Добавить сотрудника с ролью admin.

2. Создайте площадку-клинику

В Multimedica клиника настраивается как площадка. Площадка становится рабочей клиникой для записи, когда в ней указаны оказываемые услуги.

Откройте Справочники → Площадки.
Нажмите Создать.
Заполните Название так, как сотрудники должны видеть клинику в системе.
В блоке Оказываемые услуги отметьте услуги, которые реально доступны в этой клинике, например "Протез НК" и "Протез ВК".
Заполните остальные обязательные поля, если система их запрашивает.
Сохраните площадку.

Если услуга не добавлена в площадку, она может не появиться в записи и расписании для этой клиники.

3. Добавьте кабинеты

Кабинет нужен, чтобы расписание понимало, где проходит прием. Кабинеты можно создавать по реальной нумерации или как виртуальные места приема.

Откройте созданную площадку.
Найдите блок Кабинеты.
Нажмите Добавить кабинет.
Укажите понятное название: например "Кабинет 1", "Кабинет 101", "Иванов" или "Петрова".
Сохраните изменения.

Виртуальные кабинеты удобны, если расписание ведется вокруг врача, а не вокруг физического помещения. Главное, чтобы регистратор и врач одинаково понимали название.

Подробная инструкция: Площадки, филиалы и кабинеты.

4. Добавьте сотрудников и роли

Сотрудник должен иметь собственную учетную запись, роль и привязку к клинике. Для врача дополнительно нужны оказываемые услуги, иначе его может не быть в записи и расписании.

Откройте Справочники → Сотрудники.
Создайте сотрудника или откройте уже созданного.
Укажите роль, клиники, главную клинику, отдел и должность.
Для врача выберите роль Врач или роль с такими же рабочими правами.
В блоке Оказываемые услуги отметьте услуги и причины посещения, по которым сотрудник ведет прием.
Сохраните карточку сотрудника.

Система содержит встроенные роли с разными наборами прав. Их можно посмотреть в Справочники → Роли. Чтобы увидеть права роли, откройте ее через иконку редактирования справа от названия. Ролей может быть несколько: создавайте отдельные роли для разных обязанностей, если встроенных ролей недостаточно.

Подробные инструкции: Сотрудники и их рабочая доступность, Роли и права.

5. Создайте расписание

Расписание показывает, в какие дни и часы конкретный врач принимает в конкретном кабинете по конкретной услуге. Без расписания регистратор не увидит свободные слоты для записи.

Расписание можно вести двумя способами: от кабинета или от сотрудника. В обоих случаях нужно связать дату, время, врача, кабинет и услугу.

Откройте раздел Расписание.
Выберите режим просмотра по кабинету или по сотруднику.
Выберите клинику, кабинет или врача и период.
Выделите нужные интервалы времени.
Укажите врача, кабинет и оказываемые услуги для этих интервалов.
Сохраните расписание.

Для открытия и редактирования расписания у пользователя должна быть роль admin или роль с доступом к расписанию. У врача должны быть проставлены оказываемые услуги, по которым он принимает.

Подробная инструкция: Расписание: как система понимает доступное время.

6. Создайте тестового пациента

В системе различаются пациент и клиент. Клиент называется Представитель: это человек, с которым клиника взаимодействует по документам, согласию и связи.

У совершеннолетнего дееспособного пациента представитель обычно он сам. В этом случае установите флажок Представляет сам себя.

Откройте меню Пациенты.
Нажмите Создать.
Заполните обязательные поля пациента.
Если пациент представляет сам себя, включите Представляет сам себя.
Проверьте телефон представителя. У пациента нет отдельного телефона для связи с клиникой: используется телефон представителя.
Сохраните карточку.

Для ребенка или пациента, которого представляет другой человек, добавьте отдельного представителя и укажите его контактные данные.

Подробная инструкция: Пациентская карточка.

7. Запишите пациента на прием

Запись связывает пациента со свободным временем врача в конкретной клинике, кабинете и услуге.

Откройте Запись на прием.
Выберите клинику, услугу, кабинет и врача.
Найдите нужную неделю или дату.
Найдите зеленую ячейку: это свободный слот.
Нажмите на свободный слот.
В блоке пациента слева начните вводить фамилию пациента в строке поиска.
Если пациент уже есть, выберите его из списка: основные поля заполнятся автоматически.
Если пациента еще нет, заполните обязательные поля, отмеченные красными звездочками.
Нажмите Сохранить.

Зеленая ячейка означает свободное время. Голубая или синяя ячейка означает уже занятый слот; при выборе такого слота отображается информация о записанном пациенте. Белая или серая ячейка обычно означает, что на это время не открыто расписание.

Если вы заполняете данные нового пациента прямо в записи, система создаст и карточку пациента, и запись на прием.

Подробная инструкция: Запись на прием и лист ожидания.

8. Переведите запись в визит

Когда пациент пришел к врачу и входит в кабинет, запись нужно перевести в визит. После этого врач сможет вести прием и сохранять медицинские данные.

Откройте Запись на прием.
Выберите нужный слот с пациентом.
В блоке пациента включите переключатель Пришёл.
Проверьте, что запись перешла в визит и стала доступна врачу.

Это же можно сделать через список пациентов на день. В расписании нажмите на ячейку с датой и днем недели во второй строке сверху, откройте список пациентов на выбранный день и установите Пришёл для нужного пациента.

Подробная инструкция: Провести первый тестовый визит.

Готово, если

У владельца и второго сотрудника с правами настройки есть отдельные учетные записи.
В Площадках есть клиника с оказываемыми услугами.
В клинике есть кабинеты.
В Сотрудниках есть врач с ролью, клиникой и оказываемыми услугами.
В Расписании есть открытые интервалы приема.
Тестовый пациент создан без дубля и связан с представителем.
Тестовая запись создана на зеленый слот.
Запись переведена в визит через Пришёл.

Если что-то не получилось

Нет нужной клиники в записи: проверьте площадку, оказываемые услуги и доступ пользователя к клинике.
Нет кабинета: проверьте, что кабинет создан внутри нужной площадки и не заблокирован.
Нет врача: проверьте роль Врач, клинику сотрудника и блок Оказываемые услуги.
Нет зеленых слотов: проверьте расписание на выбранную неделю, кабинет, врача и услугу.
Пациент не находится через поиск: проверьте написание фамилии, телефон представителя и дату рождения.
Нельзя перевести запись в визит: проверьте права пользователя и выбранный слот.

Больше типовых ситуаций собрано в статье Типовые проблемы запуска.